A KADMIN PLUS Kft. (a továbbiakban: Társaság) a könyvviteli szolgáltatáshoz kapcsolódó információs, ügyfélszolgálati és panaszkezelési feladataival összefüggésben az alábbi szabályokat határozza meg.
I. Az Ügyfélszolgálat működése (információk elérése)
A Társaság a naprakész és pontos információinak elérhetőségét az alábbiak szerint biztosítja:
Személyes ügyintézés: a szolgáltatásokkal kapcsolatos információ- és tájékoztatáskérés, iratleadás személyesen is elérhető a Társaság székhelyén működő ügyfélszolgálaton, a 6724 Szeged, Csongrádi sugárút 62-64. Földszint 6. alatti irodában. Hétfőtől csütörtökig 8:00 és 16:00 óra között, pénteken 8:00 és 12:00 között van lehetőség személyes ügyintézésre.
Telefonon: A Társaság szolgáltatásairól telefonon is kérhető felvilágosítás a személyes ügyintézési pontban megadott munkaidőben. A Társaság telefonos elérhetősége: 06 30 695 3891
Elektronikus levélben: a Társaság szolgáltatásaival kapcsolatosan e-mailben is küldhető megkeresés a konyveles@kadminplus.hu e-mail címre. A Társaság illetékese a megkeresésre haladéktalanul, de legkésőbb 3 munkanapon belül válaszol.
Internetes felületen keresztül: a Társaság szolgáltatásai a www.kadminplus.hu weboldalon érhetőek el. A honlap a nap 24 órájában áll az érdeklődők rendelkezésére, a karbantartás miatti esetleges leállását kivéve. Az érdeklődők szolgáltatásainkról minden lényegi információt megtalálhatnak a honlapon. A honlapon keresztül online üzenetküldésre, időpontfoglalásra is van lehetőség.
II. Panaszügyek kezelése
Panasz: A könyvviteli szolgáltatói tevékenységgel kapcsolatos bejelentés, reklamáció, amely a szolgáltatás nem szerződésszerű ütemezése, teljesítése, az ügyfélszolgálat nem megfelelő minősége, továbbá a nem szakszerű, nem pontos tájékoztatás okán merül fel. A panasz névvel és címmel ellátott, konkrét esetre vonatkozó észrevétel, beadvány, amelyet https://regisztracio.panaszmester.hu//564/hibabejelento.php közvetlen linken keresztül érhet el.
A Társaság törekszik arra, hogy ügyfelei (érdeklődők, ügyfelek, partnerek) a nyújtott szolgáltatásokat megelégedéssel vegyék igénybe. Kiemelten fontos ezért az ügyfelek véleményeinek meghallgatása és észrevételeik figyelembe vétele. A Társaság minden megkeresés, panasz esetén a közös megegyezésre törekszik. A panaszkezelési rendszer biztosítja, hogy a beérkező pozitív és negatív visszajelzéseket a Társaság egyaránt felhasználhassa és a szolgáltatás minőségének színvonalát ezáltal javítsa, emelje.
Az ügyfelek írásban, telefonon, elektronikusan és személyesen fordulhatnak panasszal a Társasághoz.
Panaszfelvevő: az ügyvezető vagy az ügyfélszolgálati tevékenységet végző munkatárs
Panasz felvétele: szóban telefonon vagy személyesen, írásban a https://regisztracio.panaszmester.hu//564/hibabejelento.php közvetlen linken keresztül.
Panasz dokumentálása: szóbeli és azonnal rendezett panaszokról nem szükséges jegyzőkönyvet vezetni. Amennyiben a panasz kezelése azonnal nem oldható meg, vagy ha a panasz írásban érkezik, akkor panaszfelvételi űrlapot kell kitölteni. A személyesen bejelentett, illetve telefonon közölt szóbeli panaszt a Társaság azonnal megvizsgálja és igyekszik orvosolni azt. Amennyiben az ügyfél az orvoslás módjával nem ért egyet, vagy a panasz nem kezelhető azonnal, akkor a panaszról panaszfelvételi űrlapot kell kitölteni, amelynek egy példányát az ügyfélnek át kell adni, illetve meg kell küldeni. Mind a szóbeli, mind az írásban (elektronikusan) jelzett panasszal kapcsolatos állásfoglalást, intézkedést indokolással ellátva írásba kell foglalni, és a panasz beérkezését követő 7 napon belül megküldeni a panasztevőnek/ügyfélnek.
A panaszkezelési eljárás folyamata a panasz tárgyától és súlyosságától függ. A panasz jogosságát az ügyvezető bírálja el és teszi meg a szükséges intézkedést.
Az elfogadott panaszokról nyilvántartást kell vezetni a „panaszfelvételi űrlap” formanyomtatvány kitöltésével. A panaszok nyilvántartása az ügyvezető feladata.
III. Záró rendelkezések
A szabályzat hatálya kiterjed a Társaság valamennyi dolgozójára.
Jelen szabályzat 2023. július 19-én lép hatályba, és ezzel egyidejűleg hatályát veszti valamennyi vonatkozó más belső utasítás.
A szabályzat egy példányát hozzáférhetővé kell tenni valamennyi dolgozó számára és elérhetővé kell tenni az ügyfélszolgálatokon, valamint a Társaság honlapján, hogy az valamennyi ügyfél számára megismerhető legyen.
Szeged, 2023. július 19.